Implementou seu sistema integrado e não alcançou os resultados planejados? Não desanime. Ainda é possível utilizar o potencial do software para alavancar o retorno esperado. O enfoque agora precisará recair sobre cada usuário e, principalmente, sobre cada gestor dos processos de negócio. Não insista em cobrar retorno de investimentos de seu sistema. Ele é só uma ferramenta.
O sucesso de uma implementação ERP deve começar na escolha de um bom pacote, passar por um projeto de implantação bem conduzido, mas só se efetivará com o aprimoramento dos processos de negócio. Portanto, se o sistema já está no ar, porém os ganhos ainda não vieram, não se iluda em permanecer cobrando ROI de seu software.
Ele pode representar um fantástico viabilizador. Somente bons profissionais poderão retornar os ganhos planejados. Estes precisam estar não só treinados em operar o sistema, mas também educados nos novos conceitos de gestão. A eles caberão as decisões de negócio.
Um dos principais motivos pelos quais projetos concluídos ficam aquém das expectativas está na supervalorização da questão tecnológica. Implementações ERP normalmente começam envoltas em um clima de extremo entusiasmo. Na medida em que avançam iniciam-se as dificuldades. Não raras vezes se perdem os prazos.
Nem tudo está perdido
Na maior parte das vezes, esta mudança é sutil, ajustando-se o foco de forma inconsciente. A expectativa por uma alavancagem nos negócios permanece viva, mas a tecnologia pura pouco poderá contribuir para este fim. A ampliação da vantagem competitiva só se alcança com o aprimoramento de três componentes básicos e nesta ordem:
- Pessoas (sem profissionais treinados e educados nos conceitos, adeus retorno)
- Dados (sistema bom + dados ruins = sistema ruim)
- Tecnologia (só faz o que as pessoas mandam e só apresenta os dados que dispõe)
Entretanto, se seu projeto entrou por um viés excessivamente tecnológico, nem tudo poderá estar perdido. O processo de mudança não deverá terminar com o final da implantação do sistema integrado. Poderá estar apenas iniciando. A mudança realmente ocorrerá quando sua empresa despertar para o poder de alavancagem de seu novo sistema. Uma abordagem interessante para promover a efetiva reconstrução de seu negócio é conduzi-la “pedaço por pedaço”, após a implantação de um sistema ERP. Os passos são:
- Identifique uma área de alto valor agregado, onde um aprimoramento se faz necessário (processos relacionados a vendas, planejamento ou compras são ótimos candidatos)
- Estabeleça metas de desempenho (poucos indicadores, de fácil medição e alto impacto)
- Promova melhorias amparadas em novas oportunidades potencializadas pelo software
- Acompanhe os resultados garantindo a conquista das metas e
- Volte ao passo número 1
Cada ciclo deverá durar de 1 a 3 meses. Assim, suas principais questões de negócio poderão ser devidamente endereçadas e, muitas delas, resolvidas em um espaço de tempo razoável.
Luz no fim do túnel
Independente dos motivos pelos quais sua empresa tenha gasto muito dinheiro e não tenha obtido os resultados esperados, ainda poderá existir luz no fim do túnel. É hora de patrocinar a transformação, maximizando a utilização do capital humano. Reconstruindo parte por parte as funções de negócio afetadas pela implementação, será possível recuperar (com sobras) os investimentos (sempre altos) já realizados. Após cada passo concluído, o tradicional “graças a Deus terminou” deverá ser substituído por “agora esta coisa faz sentido”.
Paralelamente às ações de reconstrução, não desanime em seguir em frente, agregando novos módulos ou mesmo sistemas complementares que não puderam ser incorporados à implementação inicial.
Algumas funcionalidades típicas desta segunda onda estão relacionadas com workflow, e-procurement ou Customer Relationship Management (CRM), para citar as mais usuais. Para este novo início, anote algumas dicas e escape da lista dos que largaram e não chegaram:
Não despreze as pessoas e a cultura de sua empresa. Seu projeto trará mudanças fortes para muita gente. Antes de promovê-las, responda:
- A cultura é compatível com tal evolução?
- Ainda que sim, quanto tempo necessitará para absorvê-la? Só existem duas saídas:
Mover uma ação estruturada para transformar a cultura interna, ou abrir mão de alguns “avanços” (que poderão significar o fracasso de todo o movimento).
Não vale apenas publicar uma matéria sobre melhores práticas mundiais no jornal interno. Deve passar por educação, benchmarking, autorização, direcionamento e recompensa. Necessitará de forte determinação executiva e, sem dúvida, de algum tempo.
Salvador da Pátria
Quanto vai custar? Quanto tempo levará? Quantos e quais processos serão afetados? Quantos programas? São respostas que você precisa ter desde o primeiro dia de projeto. Logicamente, nesta data, com uma ampla margem de erro.
Não permita que seu projeto receba o título de Salvador da Pátria. O sistema não resolverá todos os problemas de sua empresa. Também não será a prova de erros. Portanto, identifique e comunique à organização quais seus pontos fracos e quais os riscos associados. E mobilize uma sólida estrutura de suporte pós-implantação. As falhas de sistemas (ou bugs) sempre ocorrerão, e só se tornarão graves quando não resolvidos rapidamente.
É natural que até 80% de seu projeto seja composto de atividades técnicas (configuração, programação de interfaces ou conversões de dados). Porém, cada componente técnico precisa ser traduzido em uma linguagem de valor agregado para o negócio. Isto ocorrerá na medida em que sua equipe conheça profundamente os processos da empresa. Assim, sua comunicação não incluirá bits e bytes, mas sim os ganhos que o sistema irá proporcionar. Será também papel da equipe desenvolver a educação dos futuros usuários nos novos conceitos, e não somente o treinamento nas novas telas do sistema.
A implementação de um sistema é sempre complexa. Portanto, aceite idas e vindas com naturalidade, e não perca o controle da produtividade da equipe. Estabeleça metas semanais, em termos de produtos prontos. Como em uma linha de produção. O quanto antes você identificar atrasos, mais fácil será revertê-los. Caso tenha de administrar atrasos, inicie repensando recursos e escopo. Seja criativo, deixando a ampliação de prazo para última instância. Mais prazo poderá significar apenas mais trabalho, sem uma relação direta com resultado. Tarefas tenderão a se espalhar no tempo como gás em um compartimento em expansão
Por Carlos Henrique Rocha
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Consultoria em Sistemas Integrados 